De 4 fases van een succesvolle Workshop

Workshops zijn een uitstekende manier om samenwerking en creativiteit binnen een team te stimuleren. Maar wat maakt een workshop echt succesvol? In deze blogpost bespreken we de vier essentiële fases waar je met je team doorheen moet om tot een succesvolle uitkomst te komen.

‍

Fase 1: Informatie verzamelen

In deze fase verzamel je zoveel mogelijk informatie rondom een bepaald probleem. Denk aan de informatie die deelnemers hebben over een bepaald onderwerp, de meningen die ze hebben, de uitdagingen die ze zien. Kijk ook eens naar wat er in het verleden geprobeerd is, maar niet succesvol was.

💡 Tip: Visualiseer de discussies die ontstaan, de dingen die gezegd worden, door het schrijven van post-its en die op de muur te plakken. Dit scheelt een hoop onthouden voor de teamleden.

‍

Fase 2: Focus aanbrengen

In deze fase breng je focus aan. Niet alle informatie is relevant en niet alles is even belangrijk. Bepaal dan ook met je team wat voor jullie het meest belangrijk is. Maak dat ook visueel door het te ordenen op hoe belangrijk de informatie is.

💡 Tip: gebruik dot-voting om dit te doen.

‍

Fase 3: Creatie

Het kan zijn dat je doel is om inzichtelijk te krijgen wat de belangrijkste uitdagingen rondom een bepaald onderwerp zijn, dan ben je met fase 1 en 2 wel klaar, maar erg actiematig is dat niet! Je hebt nu de unieke kans om met je team te richten op het bedenken van oplossingen voor die belangrijkste uitdagingen. In deze fase ga je dan ook ideeën bedenken door te schrijven of te tekenen en het met elkaar te delen.

💡 Tip: zorg dat je met elkaar bepaalt wat de beste ideeën zijn, dit kan ook weer door het dot-voten.

‍

Fase 4: Commitment en besluit

Ok, een hoop ideeën en je weet welke de belangrijkste zijn. Maar dan? Tijd voor next steps dus. In deze fase bepaal je met elkaar welke stappen je de komende periode moet zetten om de beste ideeën te realiseren. En om het af te maken, bepaal je ook met elkaar wie verantwoordelijk is voor welke stap. Dit "toewijzen van rugnummers" is essentieel voor voor het succes van de Workshop, want daarmee zorg er een verantwoordelijkheid wordt genomen. Hiermee is het probleem én de oplossing van iedereen.

💡 Tip: koppel experimenten aan de ideeën. Bepaal met je team welke experimenten je doet en hoe lang ze duren voordat je wilt zeggen of iets werkt of niet. Dit zorgt voor snel actie, snel leren en daarmee ook itereren. Super agile! 😉

‍

Hoe doorloop je die fases?

Het is niet nodig om de fases altijd van 1 tot 4 in die volgorde te doorlopen, zolang je maar altijd eindigt met commitment en een besluit. Je kunt bijvoorbeeld eerst informatie verzamelen, dan focus aanbrengen en daarna in de creatiefase erachter komen dat je eerst weer focus wilt aanbrengen of misschien wel nieuwe informatie wilt verzamelen (externe experts inbellen bijvoorbeeld). Fase 1, 2 en 3 dansen dus een beetje om elkaar heen, maar je zult altijd met fase 4 moeten eindigen om te zorgen dat er echt iets gaat gebeuren.

‍

Wil je weten hoe je dit voor jouw uitdaging kan doen? Doe de 15-min check en wij helpen je met het ontwerpen en faciliteren van de perfecte Workshop.